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檔案管理檔案銷毀程序

2019-06-19 11:26:40    1076次瀏覽

檔案管理檔案銷毀程序:對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經相關領導共同鑒定,報總經理批準后,按規定銷毀。經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,文件銷毀后,監銷人應在銷毀注冊上簽字。

檔案管理制度

制度名稱 檔案管理制度 受控狀態

編號

執行部門監督部門考證部門

第一章總則

第1條目的

為加強企業檔案管理,提高檔案利用效率,特制定本制定。

第2條管理部門

行政管理部是企業文書檔案的管理部門,其主要職責如下。

(1)制定或參與制定檔案工作的規章制度。

(2)對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。

(3)做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。

(4)做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

(5)提高檔案管理的水平和技術,逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第二章企業檔案管理體制

第3條歸檔范圍

(1)法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的,或由企業發行的各種標準、規章制度等。

(2)企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。

(3)本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。

(4)本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

(5)證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

(6)財務、會計及其管理方面的文件材料。

(7)勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。

(8)儀器、設備方面的文件材料。

(9)基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。

(10)科研、技術引進、轉讓方面的材料。

(11)聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料。

(12)本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。

第4條管理部門

(1)企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

(2)企業設立四個檔案管理點,分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理;人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理;財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理,同時負責其他部門移交檔案的管理。

(3)各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置,由行政管理部定期歸檔統一處理。

第三章平時歸卷

第5條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統一保管。

第6條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》。《案卷類目》的條款必須簡明確切,并編上條款號。

第7條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全,并加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第8條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照《案卷類目》條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發文登記簿上注明。

第四章立卷

第9條案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

第10條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第11條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷,少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系,也可隨同絕密文件立卷。

第12條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,應放在復文立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規定執行。

第13條卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起。

第14條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《卷內文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在《備考表》內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第五章檔案借閱、利用工作

第17條企業內檔案利用的方式

(1)提供檔案原件。

(2)提供檔案復印件。

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